Powitanie - klucz do sukcesu

Wkraczam do biura, trzymając się prosto, stawiając kroki średniej długości, i mówię: "Dzień dobry, jestem Kevin Hogan, autor książki "Psychologia perswazji". Ty pewnie jesteś John, prawda? Miło mi cię poznać"...

Przy wymawianiu imienia "John" podaję rozmówcy rękę. Jeśli wejdziesz do biura, a twój rozmówca przejmie prowadzenie i pierwszy się przedstawi, to też dobrze - podaj mu rękę, gdy on wyciągnie swoją. Przytrzymaj jego dłoń przez czas trwania dwóch, trzech uderzeń serca i puść ją delikatnie. Przyjmując, że zawsze przy powitaniu wyciągasz prawą dłoń, twoja lewa ręka nie powinna brać udziału w tym rytuale.

Oto dziesięć rad dotyczących poprawnego uścisku dłoni:

1. Przy podawaniu ręki zawsze utrzymuj z rozmówcą kontakt wzrokowy.
2. Zrezygnuj z niesławnego uścisku za pomocą obu dłoni.
3. Nie chwytaj lewą dłonią łokcia swego rozmówcy.
4. Nie przytrzymuj dłoni rozmówcy dłużej niż przez dwie sekundy.
5. Nie miażdż swym uściskiem dłoni rozmówcy.
6. Nie staraj się ścisnąć ręki rozmówcy mocniej niż on twoją.
7. Uścisk dłoni nie może być zbyt słaby.
8. Uścisk powinien być mocny, lecz z umiarem.
9. Twoje dłonie powinny być suche i ciepłe.
10. Lewa dłoń i ramię nie biorą udziału w powitaniu.

Ludzie mogą różnie cię odbierać w zależności od tego, gdzie siedzisz! Stanie w czyimś biurze to problem wymagający natychmiastowego rozwiązania. Zaraz po wymianie wstępnych uprzejmości ty i twój rozmówca powinniście usiąść. Jeżeli stoicie już przez dłuższy czas, a twój klient nie ma zamiaru zaproponować ci krzesła, możesz wówczas powiedzieć: "Może będzie wygodniej, jeśli usiądziemy?". Nie powinieneś prowadzić negocjacji ani zawierać transakcji na stojąco, chyba że zajmujesz się handlem detalicznym.

Gdy istnieje możliwość wyboru miejsca do siedzenia, masz szczęście. Masz zazwyczaj taką możliwość podczas umówionego lunchu lub kolacji w restauracji, a także w pokojach konferencyjnych. Badania naukowe precyzyjnie stwierdzają, gdzie powinieneś usiąść. Jeśli znajdujesz się w restauracji, szybko wyszukaj miejsce, które pozwoli ci siedzieć twarzą do większości ludzi na sali, tak aby twój klient musiał usiąść naprzeciwko ciebie i nie widział innych ludzi ani obsługi restauracji. Idealne do tego są stoliki w lożach oddzielonych przepierzeniem.

Uwaga twojego partnera lub klienta powinna skupić się na tobie, a nie na kelnerce, barmanie czy tuzinie innych osób znajdujących się w restauracji. Zapewni ci to właśnie odpowiedni wybór miejsca. A gdy już uda ci się skierować na siebie uwagę klienta lub partnera, możesz rozpocząć rozmowę lub prezentację.

Jak wybierać miejsce do siedzenia? Idealna sytuacja oznacza możliwość takiego układu, który najbardziej będzie sprzyjał rozmowie.

Oto kluczowe zasady wyboru miejsca:

1. Przede wszystkim staraj się usiąść po prawej stronie klienta lub przyjaciela, jeśli wiesz z poprzednich spotkań, że jest praworęczny, a po jego lewej stronie, jeśli jest leworęczny.
2. Jeśli jesteś kobietą i usiłujesz porozumieć się z drugą kobietą, lepiej jest siedzieć naprzeciw siebie, a nie obok siebie.
3. Jeśli jesteś kobietą i próbujesz nakłonić mężczyznę do przyjęcia twojego pomysłu, najlepiej będzie usiąść obok niego (jeśli istnieje taka możliwość).
4. Jeśli ty i twój rozmówca jesteście mężczyznami, powinniście usiąść naprzeciw, najlepiej w odosobnionym miejscu, jak np. loża w restauracji.
5. Jeśli jesteś mężczyzną i masz zamiar dojść do porozumienia z kobietą w sytuacji zawodowej lub prywatnej, najlepiej będzie usiąść naprzeciw siebie przy małym stoliku stwarzającym intymną atmosferę.

Co robić, kiedy już usiądziecie?

Czekanie na kelnera w restauracji może być dosyć krępujące, jeśli nie znasz dobrze swego partnera lub klienta. Jeśli spotykasz się z klientem w swoim biurze, możecie od razu po krótkiej wymianie wstępnych uprzejmości przejść do rzeczy. (Należy podkreślić, że niekiedy wstępne uprzejmości i żarty NIE muszą być krótkie. Wiele z moich najważniejszych i najlepszych prezentacji przypadło na ostatnie dwie minuty spotkania, natomiast przez resztę czasu dyskutowałem niemal o wszystkim - od baseballu po seks i religię. Czynnikiem decydującym jest tu jakość kontaktu oraz wspólne zainteresowania).

Gdy już siedzisz, trzymaj ręce z dala od twarzy i włosów. Przeczesywanie palcami włosów nad karkiem nie wyjdzie ci na dobre podczas spotkania z klientem. Najlepsi handlowcy na świecie opanowali doskonale sztukę kontrolowania swoich gestów. Wiedzą na przykład, że gdy ich dłonie znajdują się dalej od ciała niż łokcie, będą postrzegani jako osoby bardziej ekstrawaganckie.

W sytuacji, kiedy nie znasz swego partnera lub klienta, lepiej trzymaj obie stopy na podłodze. Pozwoli ci to lepiej panować nad sobą oraz utrzymać właściwą postawę ciała. Osoby, które nieustannie krzyżują i rozkrzyżowują nogi i stopy, mogą być uznane za mniej wiarygodne. Natomiast ludzie, którzy podczas rozmowy opierają jedną stopę na kolanie drugiej nogi, mają tendencję do kiwania stopą, co zwykle rozprasza rozmówców. Trzymaj więc obie stopy na podłodze.

Dłonie zaś mówią wiele o tym, czy czujesz się swobodnie. Jeśli bawisz się palcami jednej dłoni, dla twojego rozmówcy jest to sygnał, że odczuwasz lęk lub jesteś spięty. Takie wrażenie pojawia się w jego nieświadomości i sprawia, że on sam przestaje czuć się swobodnie. Jeśli nie wiesz, co zrobić z rękami, a jesteś kobietą, przykryj prawą dłoń (która odwrócona jest wnętrzem do góry) lewą, odwróconą grzbietem do góry. Nie zaciskaj dłoni, niech po prostu leżą na twoich kolanach.

W przypadku mężczyzn najlepszą radą jest trzymanie obu dłoni oddzielnie, chyba że zaczynasz się denerwować. Wówczas powinieneś postąpić według powyższej rady adresowanej do kobiet.

Jak blisko to już ZBYT blisko?

Bez względu na to, czy stoisz, czy siedzisz, nie powinieneś naruszać "strefy intymnej" swojego rozmówcy. Stanowi ona zazwyczaj obszar o promieniu około czterdziestu centymetrów wokół całego ciała. Gdy naruszysz tę strefę, pamiętaj, robisz to na własne ryzyko. Nie oznacza to, że nie możesz szepnąć do ucha swojemu partnerowi lub klientowi ani że nie możesz go dotknąć. Oznacza, że wkroczenie do "strefy intymnej" rozmówcy musi być przemyślanym działaniem, a więc mającym doprowadzić do osiągnięcia konkretnego celu. Wkroczenie do tego intymnego obszaru może przynieść wspaniałe rezultaty, lecz istnieje duże ryzyko niepowodzenia. Bądź więc ostrożny i nie zapominaj o tej strefie.

Podobnie jeśli opuścisz "strefę normalnych kontaktów", która kończy się około pięciu metrów i siedemdziesięciu pięciu centymetrów od twojego rozmówcy, ryzykujesz utratę jego uwagi. Z większością interesantów najlepiej rozmawiać, znajdując się w odległości od sześćdziesięciu centymetrów do metra dwudziestu, mierząc od nosa do nosa. To właśnie jest odpowiednie. Zwykle powinieneś zaczynać rozmowę w odległości metra dwudziestu centymetrów i powoli zbliżać się do rozmówcy, w miarę jak nawiązujesz z nim kontakt.

Co oznacza dobry kontakt wzrokowy?

Kontakt wzrokowy jest niezbędny podczas każdego spotkania w cztery oczy. Jako podstawową zasadę przyjmijmy, że kontakt wzrokowy z klientem powinno się utrzymywać przez dwie trzecie czasu trwania rozmowy, a z osobą, z którą spotykamy się prywatnie, przez 80 procent czasu. Nie oznacza to jednak, że najpierw patrzysz komuś w oczy przez dwadzieścia minut, by potem odwrócić wzrok na kolejnych dziesięć. Chodzi o to, żeby utrzymywać kontakt wzrokowy przez siedem lub czternaście sekund, a następnie odwrócić wzrok odpowiednio na trzy lub sześć sekund.

Poza tym kontakt wzrokowy nie jest jedynie patrzeniem sobie w oczy. Takim mianem określamy patrzenie na dowolny punkt, który leży w obrębie trójkąta oczy - nos rozmówcy. Na tym właśnie obszarze powinieneś się skoncentrować przez 65 - 70 procent czasu trwania kontaktu wzrokowego.

Jeśli wyczujesz, że twój klient jest spięty, zmniejsz intensywność kontaktu wzrokowego. Często osoby urodzone i wychowane w krajach orientalnych, np. w Japonii, nie są przyzwyczajone do tak długiego kontaktu wzrokowego jak Amerykanie.

Oczy są fascynującą częścią ludzkiego ciała. Kiedy człowiek pozytywnie ocenia kogoś lub coś, jego źrenice wyraźnie się rozszerzają. Jest to jeden z licznych sygnałów ciała, którego zupełnie nie można kontrolować. Po prostu nie możesz panować nad rozmiarem swych źrenic. Jeśli jakaś osoba bardzo cię zainteresuje, twoje źrenice także znacznie się rozszerzą. Jeśli ktoś jest tobą wyraźnie zainteresowany, jego źrenice rozszerzą się, gdy będzie patrzył na ciebie, i nic nie można na to poradzić. Jest to jedna z niezawodnych wskazówek dotyczących czyjejś sympatii lub antypatii w komunikacji niewerbalnej.

Należy podkreślić, że źrenice ulegają rozszerzaniu również pod wpływem silnego strachu. Podobnie w ciemnościach, gdy, jak obiektyw aparatu fotograficznego, absorbują całe dostępne światło. Kiedy pomieszczenie jest bardzo dobrze oświetlone, źrenice zwężają się do rozmiaru małych kropek.

Istnieją jeszcze dwa ważne rodzaje zachowań, jeśli chodzi o oczy. Po pierwsze, jeżeli ktoś mruga szybciej niż inni, oznacza to, że nie odpowiada mu oświetlenie, niepokoi się lub że kłamie. W 1998 roku prezydent USA Bill Clinton wygłosił krótkie przemówienie, tłumacząc się ze swojego związku z Moniką Lewinsky, podczas którego mrugał z częstotliwością 120 razy na minutę. Dwa dni później wygłosił kolejne przemówienie, tym razem na temat nalotu amerykańskich bombowców na grupę terrorystów za granicą. Podczas tego wystąpienia mrugał z częstotliwością około 35 razy na minutę. Różnica ta jest niezmiernie ważna dla oceny prawdomówności i dobrego samopoczucia prezydenta w każdej z tych sytuacji. Jeśli ktoś mruga dużo częściej niż normalnie (trzeba oczywiście wiedzieć, co stanowi normę dla danej osoby, oraz wziąć pod uwagę oświetlenie), wiadomo, że osoba taka nie czuje się swobodnie i najprawdopodobniej kłamie.

Po drugie, jeśli podczas rozmowy twój rozmówca ciągle odwraca oczy, przyglądając się szczegółom otoczenia, jest to dla ciebie zazwyczaj ważna wskazówka: nie udało ci się go zainteresować. Dobrze jest opanować umiejętność koncentrowania wzroku na współpracowniku lub partnerze w rozpraszającym uwagę otoczeniu. Nieustanne rozglądanie się wokół, gdy jesteś w czyimś towarzystwie, uważane jest za niegrzeczne. Natomiast utrzymywanie kontaktu wzrokowego, zamiast rozpraszania się na dodatkowe czynności, postrzegane jest jako komplement, szczególnie przez kobiety.

Fragment poradnika "Sztuka porozumienia" Kevina Hogana